Na een maandenlang slepend Wob-verzoek weet je niet meer precies wat in het begin is afgesproken. Je wilt echter niet voor verrassingen komen te staan. Zorg dus dat alle afspraken met het bestuursorgaan schriftelijk worden vastgelegd.
Al wobbend heb je geregeld contact met een bestuursorgaan. Veelal op verzoek van het bestuursorgaan, als dat bijvoorbeeld een toelichting wil op het verzoek of de beantwoording ervan met je wil afstemmen. Grote verzoeken wil men nogal eens afhandelen in meerdere deelbesluiten. Dan kun je afspreken hoeveel deelbesluiten het worden en wanneer die worden genomen. Maar hoe zorg je er dan voor dat je het bestuursorgaan hier later aan kunt houden?
Het is sowieso nuttig om aantekeningen te maken van alle contacten met het bestuursorgaan. Wanneer is waarover met wie gecommuniceerd en met welke uitkomst? Die informatie kan zeer van pas komen wanneer de afhandeling niet soepel loopt en je in een bezwaar- of beroepsprocedure tegenover elkaar komt te staan.
Los van je eigen logboek vraag je het bestuursorgaan een schriftelijke bevestiging van wat is besproken en afgesproken, of het nu gaat om een fysieke ontmoeting of telefonisch contact. Wees ook kritisch op zo’n bevestiging. Als het bestuursorgaan iets vergeet of anders beschrijft, reageer je daar schriftelijk op met een aanvulling of correctie. Daarmee voorkom je dat ruis ontstaat over de gemaakte afspraken en heb je bewijs van wat het bestuursorgaan met jou is overeengekomen.
Je kunt ook meteen zelf een schriftelijke bevestiging sturen. Die sluit je dan af met de zin: “Zonder tegenbericht ga ik ervan uit dat u instemt met deze weergave van wat we hebben besproken.”
