Wanneer een bestuursorgaan een Wob-verzoek binnen krijgt, moet het eerst uitzoeken welke documenten eronder vallen om vervolgens te bepalen of die openbaar mogen worden. Zo niet, dan moet het motiveren waarom dat is. Bij stukken waarin gedeelten geen openbaarheid verdragen, moeten deze gelakt worden en moet het weigeren van die passages worden onderbouwd. Alles met verwijzing naar het toegepaste artikel uit de Wet openbaarheid van bestuur.
Als overheidsorganisaties vragen van de buitenwereld naar documenten vervelend vinden, vinden ze verzoeken van de strekking ‘ik wil alle informatie over onderwerp X’ supervervelend. Een beetje overheidsdossier kan al gauw een paar duizend documenten omvatten. Voorlakken, nog eens door een jurist laten bekijken, aflakken… geen fijn klusje als dat duizendvoudig moet.
Ofschoon de Wob overheidsorganisaties niet verplicht tot het vervaardigen van nieuwe documenten, zijn ze er in dit geval mogelijk wel toe bereid omdat hun dat een hoop werk kan schelen. Dan bied je in je Wob-verzoek de optie aan dat men een lijst van beschikbare documenten opstelt die onder de reikwijdte van het verzoek vallen, echter nog zonder te beslissen of ze verstrekt kunnen worden. Vervolgens vink jij in die lijst de stukken aan die je zou willen ontvangen. Dan hoeft men dus alleen over die documenten een Wob-besluit te nemen. De alinea in je verzoek, waarin je deze handreiking doet om het bestuursorgaan werk te besparen, sluit je af met de zin: “Ingeval bereidheid hiertoe ontbreekt handhaaf ik mijn verzoek om verstrekking van alle gevraagde documenten.”
Deze optie kan ook ter sprake komen tijdens een gesprek, waartoe het bestuursorgaan je uitnodigt om je verzoek te ‘preciseren’. Het is dan goed om aan te geven dat de stukken in de lijst wel zodanig moeten worden omschreven dat je eraan kunt aflezen wat ze behelzen en dus of ze voor jou relevant zijn. Datum, opsteller, aantal pagina’s en eventueel ontvanger zijn dan minimale indicatoren.
Ook zal bij een omvangrijk Wob-verzoek ter sprake komen dat de wettelijke beslistermijn niet haalbaar is. Enige meegaandheid kun je dan best tonen, maar let er steeds op dat je geen carte blanche afgeeft: spreek dus een datum af waarop je de lijst ontvangt en ook (eventueel als je de lijst met aangevinkte stukken terugstuurt) wanneer je het besluit over die stukken kunt verwachten. Niet ‘zo spoedig mogelijk’, maar dd-mm-jjjj.
