Door: Melanie Zierse
De deelnemers aan de workshop Graven in het Nationaal Archief (NA) komen de werkcollegeruimte van het Nationaal Archief niet zomaar in. Tassen en jassen moeten in de kluisjes. In het verleden hebben mensen namelijk wel eens geprobeerd documenten mee te nemen. Historische geschriften van eigen commentaar voorzien is ook niet de bedoeling. Vandaar dat ook pennen niet mee naar binnen mogen.
Ceciel Huitema, historicus bij het NA, begint haar verhaal met een heel basale vraag: wat is een archief? Uit de zaal: “Alles wat mensen proberen te behouden voor het nageslacht.” Huitema vindt die beschrijving ietwat ruim. Zij stelt: een archief is procesgebonden informatie, die wordt opgemaakt in het kader van een werkproces. Het is dus niet lukraak alles bewaren wat er te vinden is, een werkproces moet richting geven aan het verzamelen. Selecteren is moeilijk. Iets wat nu interessant is, hoeft dat over vijftig jaar niet meer te zijn. Andersom kan natuurlijk ook.
Verbaalstelsel
Er bestaan verschillende archiefstelsels. Een van de bekendste is het Verbaalstelsel, dat de periode ca. 1850-1950 beslaat. Hierin staan wetten en koninklijke besluiten, opgeborgen op datum. Om bij de gewenste documenten te komen, volg je drie stappen:
- Raadpleeg de klapper. In dit dikke, handgeschreven boek staat een trefwoordenlijst van personen, bedrijven, onderwerpen en dergelijken. In de klapper vind je het bladzijdenummer van de bijbehorende index.
- De index geeft een korte omschrijving van het onderwerp en de executiedatum van het besluit. Deze datum is weer te vinden in de inventaris.
- De inventaris geeft een beschrijving van het archief: de rubrieken die erin zitten, wie de archiefvormer is, wat ermee is gebeurd, in welke context etc.
Gemakkelijk is het zoeken niet, maar er zijn onderzoeksgidsen om te raadplegen en je kunt altijd om hulp vragen bij medewerkers van het NA.
Zaakgerichte ordening
De zaakgerichte ordening is vanaf 1950 tot heden. Hierin staat het inventarisarchief van Buitenlandse Zaken. Deze ordening kan gewoon met ctrl+f worden doorgezocht. Maar eenmaal iets gevonden, betekent nog niet meteen dat je alles gevonden hebt, waarschuwt Huitema. Dus houd dat in gedachten bij het zoeken.
Op de website van het Nationaal Archief is het mogelijk om documenten te zoeken via de verschillende indexen. Voor inzage is toch echt een bezoekje aan het archief nodig. Op de site kan ook nog gezocht worden met het algemene zoekvenster. Let wel op dat hier een zeer beperkt aantal resultaten uitkomt.
‘Pot snoepjes’
Tegen het einde van de workshop haalt Ceciel Huitema een aantal kartonnen dozen met blauwe mappen tevoorschijn. Hierin zitten de notulen van ministerraden over Hongaarse vluchtelingen die in 1956 naar Nederland zijn gekomen. Per tweetal krijgen de deelnemers aan de workshop een eigen blauwe map om doorheen te spitten. Enthousiasme alom in de werkcollegeruimte. “Dit is een pot snoepjes voor ons!” zegt één van de deelnemers.
Hieronder nog even op een rij hoe je volgens Huitema het snelst resultaat boekt als je met een onderzoeksvraag naar het archief komt:
- vertaal je vraag naar personen, ministeries of andere betrokkenen;
- vertaal die vraag naar het juiste archief;
- bedenk hoe het werkproces eruit zag en leidt daaruit af welke documenten waar te vinden zijn.
[wpdm_hotlink id=70 link_label=’Download de PowerPointpresentatie van Ceciel Huitema’] (Alleen leden)
Deelnemers aan de conferentie die geen VVOJ-lid zijn, kunnen voor de PowerPoint-presentatie een e-mail sturen naar stafbureau@vvoj.org.
Foto: Nina Slagmolen
