De Wet openbaarheid van bestuur regelt het verzoeken om en het openbaar maken van informatie die is vastgelegd in documenten. Een bestuursorgaan hoeft geen nieuw document voor de verzoeker te maken. Toch kun je daarom vragen.
Je kunt achter het net vissen als je (gegevens uit) een databestand vraagt dat niet bestaat. Stel: je hebt interesse voor integriteitscijfers van een bestuursorgaan. Het is onwaarschijnlijk dat het bestuursorgaan in een databestand gegevens bijhoudt over het tijdstip, de pleger en de aard van integriteitsschendingen en over de naar aanleiding daarvan genomen maatregel. Het zou kunnen, maar dan ben je wel heel erg van het toeval afhankelijk of het bestuursorgaan precies registreert wat jij wilt weten. De kans is groot dat het verzoek om een bestand wordt afgewezen. “Bestaat niet.”
Wel waarschijnlijk is dat de door jou gezochte gegevens in de personeelsdossiers van betrokkenen zitten. Dan anticipeer je daarop door in je verzoek weliswaar om een databestand te vragen, maar daaraan toe te voegen: “Mocht een dergelijk document niet bestaan, dan vraag ik om alle afzonderlijke documenten met informatie over gepleegde integriteitsschendingen, zodat ik dat bestand zelf samen kan stellen.” Je zegt daarmee eigenlijk: geef me dan maar alle documenten waarin de losse gegevens staan. Dan moet het bestuursorgaan over elk document een beslissing nemen, en in alle documenten hoogstwaarschijnlijk gaan lakken. Dit kost veel meer tijd dan de door jou gevraagde gegevens uit de dossiers halen en op een rijtje zetten. Dus voor jou een bestand maken.
Probeer wel te bewerkstelligen dat je een betrouwbaar overzicht krijgt. Dat kan onder meer door heel nauwkeurig te omschrijven wat onder integriteitsschending dient te worden verstaan. Wanneer het bestuursorgaan een beperkte definitie van het door jou onderzochte fenomeen hanteert, kan het geleverde overzicht onterecht de indruk wekken dat het maar weinig voorkomt.
Zulk misverstand kun je ook trachten te voorkomen door een lege tabel mee te sturen, die het bestuursorgaan alleen maar hoeft in te vullen. Dat bevordert niet alleen dat je krijgt wat je zoekt, maar ook dat je de gegevens van het ene bestuursorgaan makkelijk kunt vergelijken met die van een andere organisatie die je hetzelfde verzoek doet.
