Artikel 1.

1. Het huishoudelijk reglement van de VVOJ is een reglement als bedoeld in artikel 26 lid 1 van de
   statuten van de vereniging.
2. In het huishoudelijk reglement worden enkele bepalingen uit de statuten nader uitgewerkt.
3. Het huishoudelijk reglement omvat ook bepalingen over kwesties die niet in de statuten zijn
   geregeld.
4. Omdat voor het wijzigen van het huishoudelijk reglement geen notariële akte is vereist, is dit reglement eenvoudiger aan te passen dan de statuten.
5. Bepalingen in het huishoudelijk reglement mogen niet in strijd zijn met de statuten.

Artikel 2.

1. De criteria voor het lidmaatschap als geformuleerd in artikel 5 van de statuten dienen ervoor te
   zorgen dat de vereniging een vereniging van, voor en door journalisten is en blijft.
2. De vereniging erkent dat het onder freelancers niet ongebruikelijk is een gemengde praktijk te
   hebben. Freelancers voor wie een substantieel deel van hun werk kan worden gekwalificeerd als
   journalistiek, worden geacht te vallen binnen de criteria als bedoeld in artikel 5 eerste lid onder a.
3. Aanmelding voor het lidmaatschap kan uitsluitend met een formulier op de website van de
   vereniging. Hierop worden in elk geval de volgende gegevens ingevuld: achternaam, voornaam, eventuele tussenvoegsels, adres, geboortedatum, sekse, (mobiel) telefoonnummer en het e-mailadres dat als primaire contactmogelijkheid voor de vereniging dient. Voorts dient aangegeven te worden wat de (beroepsmatige) achtergrond is op grond waarvan het lidmaatschap wordt aangevraagd.
4. Het Bestuur kan zich te allen tijde nader laten informeren over de juistheid en volledigheid van deze gegevens.
5. Bij aanmelding voor het lidmaatschap geeft een kandidaat toestemming zijn naam en e-mailadres te delen met de leden.
6. Het Bestuur delegeert de toelating tot het lidmaatschap aan de secretaris. Indien deze twijfelt over de toelaatbaarheid, wordt de aanvraag besproken in het bestuur.
7. Zodra iemand is toegelaten als lid, beschikt deze over alle rechten en bevoegdheden van het lidmaatschap en is deze gebonden aan alle verplichtingen die het lidmaatschap met zich meebrengt, zoals het betalen van contributie.
8. Zo spoedig mogelijk na toelating tot het lidmaatschap ontvangt het nieuwe lid een factuur voor de contributie.
9. Zo spoedig mogelijk na toelating tot het lidmaatschap ontvangt het nieuwe lid een wachtwoorddat toegang verschaft tot het ledendeel van de website van de vereniging.

Artikel 3.

1. De gegevens die het lid heeft aangeleverd conform artikel 2 derde lid worden opgeslagen in een
   bestand, de ledenadministratie.
2. Indien deze gegevens veranderen, brengt het lid de vereniging daarvan zo spoedig mogelijk op de
   hoogte. Het bureau vormt hiervoor het aangewezen loket.
3. Alleen leden van het Bestuur en medewerkers van het bureau hebben toegang tot de ledenadministratie.
4. Indien de vereniging (een deel van) haar administratie uitbesteedt, sluit zij een
   verwerkersovereenkomst af als bedoeld in de Algemene Verordening Gegevensverwerking met de administrateur.
5. Naam en primair e-mailadres van alle leden maken deel uit van een sub-bestand van de
   ledenadministratie: het ledenregister.
6. Leden geven toestemming aan de vereniging om de gegevens uit het ledenregister te delen met alle leden. Dit is noodzakelijk om leden in staat te stellen met elkaar contact op te nemen om activiteiten van en besluitvorming binnen de vereniging mogelijk te maken en om de vereniging
   haar rol als netwerkorganisatie te laten vervullen.
7. Het is de leden niet toegestaan de contactgegevens van andere leden verder te verspreiden.
8. De vereniging stelt gegevens uit de ledenadministratie niet ter beschikking aan derden.

Artikel 4.

1. Inning van de contributie vindt plaats door een automatische incasso of door verzending van een
   factuur in het eerste kwartaal van het verenigingsjaar.
2. Indien de incasso niet kan worden uitgevoerd, wordt na twee weken een nieuwe poging gedaan.
3. Indien de factuur na vier weken niet is betaald, wordt een herinnering gestuurd.
4. Indien vier weken na verzending van de herinnering nog niet is betaald, wordt een aanmaning
   verstuurd.
5. Indien vier weken na de aanmaning nog niet is betaald, neemt een bestuurslid persoonlijk contact op met het lid. Als dit lid laat weten geen lid te willen blijven, zegt de vereniging terstond het
   lidmaatschap op conform artikel 6 tweede lid onder d van de statuten.
6. Op deze manier zou elk lid voor 1 juni betaald moeten hebben, zodat er op de Algemene
   Vergadering in het voorjaar duidelijkheid is over het actuele aantal leden.

Artikel 5.

1. Op de voorjaarsvergadering, die bij voorkeur plaatsvindt in het tweede kwartaal van het
   verenigingsjaar, legt het Bestuur beleidsmatig en financieel verantwoording af over het afgelopen verenigingsjaar.
2. De voorjaarsvergadering vindt plaats op een locatie die zowel vanuit Vlaanderen als vanuit
   Nederland goed met openbaar vervoer is te bereiken.
3. Op de najaarsvergadering, die bij voorkeur plaatsvindt in het vierde kwartaal van het verenigingsjaar, worden beleidsvoornemens en begroting voor het komende verenigingsjaar besproken.
4. De najaarsvergadering vindt bij voorkeur plaats tijdens de jaarlijkse conferentie.
5. Indien het Bestuur dat nodig acht, vinden aanvullende Algemene Vergaderingen plaats op basis van artikel 13 vijfde lid van de statuten. Dit gebeurt bijvoorbeeld als er belangrijke besluiten met verstrekkende gevolgen voor de vereniging moeten worden genomen die niet kunnen wachten tot de eerstvolgende reguliere Algemene Vergadering.

Artikel 6.

1. Verkiezing van bestuursleden vindt plaats in het eerste kwartaal van het verenigingsjaar, tenzij
   het aantal bestuursleden tot minder dan drie is afgenomen. In dat geval vindt de verkiezing zo
   spoedig mogelijk plaats.
2. De Kiescommissie is door de Algemene Vergadering gemandateerd om verkiezing van
   bestuursleden ordelijk te laten verlopen, waaronder ten minste begrepen:
   1. Leden tijdig en correct oproepen om zich kandidaat te stellen voor het bestuurslidmaatschap
   2. Ontvangen van aanmeldingen voor kandidatuur;
   3. Toetsen of de aangemelde kandidaten voldoen aan de formele criteria;
   4. Namen van kandidaten met een door de kandidaten afzonderlijk geschreven toelichting op hun kandidatuur ter kennis brengen aan de leden;
   5. Organiseren in samenwerking met het bureau van de verkiezing door middel van elektronisch
      stemmen;
   6. Tellen van de stemmen en vaststellen van de uitslag;
   7. De uitslag ter kennis brengen aan de leden;
   8. Vaststellen en bewaken van alle termijnen waaraan bestuursverkiezingen zijn gebonden.
3. Op de eerste bestuursvergadering nadat de verkiezingsuitslag is vastgesteld, nemen de nieuwe
   bestuursleden deel aan de vergadering en worden de taken in het bestuur opnieuw verdeeld.
4. Op vertrekkende bestuursleden rust een inspanningsverplichting om hun kennis en contacten die

relevant zijn voor het bestuurswerk over te dragen aan hun opvolgers.

Artikel 7.

1. Het bestuur kent conform artikel 8 vierde lid van de statuten drie met name genoemde functies:
   voorzitter, secretaris en penningmeester.
2. Het bestuur kan in onderling overleg besluiten andere met name genoemde functies te beleggen
   bij bestuursleden, zoals die van vicevoorzitter.
3. De voorzitter is in elk geval belast met:
   1. Het bevorderen van het goede functioneren van de vereniging;
   2. Het voorzitten van bestuursvergaderingen en Algemene Vergaderingen, behalve in de gevallen waarin de vergaderingen een andere voorzitter hebben benoemd conform de bepalingen in de statuten;
   3. Het vertegenwoordigen van de vereniging, voor zover daarmee niet een bureaumedewerker of een ander bestuurslid is belast;
   4. De arbeidsrechtelijke rol van werkgever van medewerkers van het verenigingsbureau
4.  De secretaris is in elk geval belast met:
   1. Het samenstellen van de agenda van bestuursvergaderingen en Algemene Vergaderingen;
   2. Het vastleggen of doen vastleggen van verslagen van bestuursvergaderingen en Algemene
      Vergaderingen;
   3. De aansturing van en het toezicht op het verenigingsbureau
5. De penningmeester is in elk geval belast met:
   1. Het financieel beleid van de vereniging, waaronder toezicht op de boekhouding;
   2. Het in samenwerking met de boekhouder samenstellen van de jaarrekening;
   3. Het goedkeuren of afwijzen van declaraties van vrijwilligers.

Artikel 8.

1. Zodra het Bestuur een concept-jaarrekening heeft vastgesteld, nodigt het de Kascommissie uit
   voor haar controlewerkzaamheden.
2. Het Bestuur zendt de concept-jaarrekening van tevoren toe aan de Kascommissie.
3. De Kascommissie controleert de onder de jaarrekening liggende gegevens uit de boekhouding.
   Bestuur en boekhouder zijn verplicht de Kascommissie toegang te geven tot alle documenten
   waar zij om vraagt, zoals facturen en bankafschriften.
4. De Kascommissie controleert in elk geval:
   1. Begin- en eindbalans van het boekjaar;
   2. Alle banksaldi;
   3. Alle per einde boekjaar overlopende posten;
   4. Of alle openstaande vorderingen per begin boekjaar per einde boekjaar zijn voldaan;
   5. Of aan alle verrichte betalingen een factuur, een declaratie of een loonbetaling ten grondslag
      ligt;
   6. Een steekproef uit het bankboek;
   7. Een steekproef uit facturen en declaraties;
   8. De loonadministratie;
   9. De berekening van het financieel resultaat.
   10. De Kascommissie controleert op juistheid, rechtmatigheid en doelmatigheid.
5. De Kascommissie adviseert de Algemene Vergadering in elk geval het Bestuur al dan niet
   decharge te verlenen voor het gevoerde financieel beleid in het afgesloten boekjaar. De
   commissie kan daarnaast andere aanbevelingen doen, bijvoorbeeld over de structuur van de
   financiële administratie, financieel-administratieve procedures of over specifieke posten.

Artikel 9.

1. De Prijscommissie is door de Algemene Vergadering gemandateerd om reglementen vast te
   stellen voor de prijzen die de vereniging uitlooft, toe te zien op de naleving van de reglementen en juryleden te werven en te benoemen. Een zuivere bestuursvoering vergt dat de leden van de Prijscommissie niet zelf in een jury kunnen zitten en niet in aanmerking komen voor een prijs.
2. De Prijscommissie houdt de termijnen van de juryleden bij en brengt daarover jaarlijks schriftelijk verslag uit aan de Algemene Vergadering.
3. Na overleg met de jury werft de Prijscommissie nieuwe juryleden.
4. De Prijscommissie gaat niet over het voorzitterschap van een jury: daarover beslissen de leden van die jury zelf.
5. De Prijscommissie past een reglement alleen aan indien daartoe een aanwijsbare reden is en legt over een dergelijke wijziging schriftelijk verantwoording af op de eerstvolgende Algemene Vergadering.
6. Een reglement voor een prijs kan niet worden gewijzigd als de aanmelding voor de prijs al is geopend. Een wijziging waartoe is besloten, gaat pas in bij de volgende keer dat de prijs wordt uitgeloofd.
7. De Prijscommissie ziet toe op, maar is niet belast met, de administratieve afhandeling van inzendingen. Hiertoe kan het Bestuur een werkgroep instellen en/of een bureaumedewerker of een freelance projectleider inzetten.

Artikel 10.

1. De Ombudsman is een vertrouwenspersoon die door de Algemene Vergadering is gemandateerd om naar aanleiding van vragen, vermoedens en klachten over mogelijk niet integer handelen
   binnen de vereniging onderzoek te doen en daarover aan de Algemene Vergadering te rapporteren.
2. De term ‘niet integer handelen’ moet breed worden uitgelegd. Dit kan zowel slaan op overtreding
   van formele regels uit wetten, statuten of reglementen als op belangenverstrengeling of grensoverschrijdend gedrag.
3. Indien personen die zich wenden tot de Ombudsman anoniem willen blijven, is de Ombudsman gehouden die anonimiteit te waarborgen. Hiermee is beoogd de toegang tot de functionaris voor
   personen in precaire omstandigheden zo laagdrempelig mogelijk te maken.
4. De Ombudsman kan het Bestuur, commissies of andere organen van de vereniging, personen die actief zijn binnen de vereniging, leden, bureaumedewerkers en buitenstaanders om inlichtingen vragen en hun vragen die desgewenst te staven met documenten. De Ombudsman heeft daarbij geen andere dwangmiddelen tot zijn beschikking dan zijn gezag.
5. De Ombudsman brengt jaarlijks verslag uit aan de Algemene Vergadering. Daarin kan hij aanbevelingen doen om bepaalde maatregelen te nemen.
6. Los van zijn jaarlijkse verslag heeft de Ombudsman het recht om op elke Algemene Vergadering onderwerpen te agenderen indien de resultaten van zijn onderzoek daartoe nopen. Een agendaonderwerp dient ten minste drie weken voor de vergadering te worden aangemeld bij het Bestuur.

1. Werkgroepen worden ingesteld door het Bestuur en werken onder verantwoordelijkheid van het Bestuur. In elke werkgroep zit ten minste één bestuurslid.
2. Werkgroepen worden ingesteld om een bepaalde taak uit te voeren, bijvoorbeeld:
   1. Het invullen van (een deel van) het conferentieprogramma;
   2. Het organiseren van de regionale en lokale onderzoeksdag;
   3. Het organiseren van activiteiten voor jongeren;
   4. Het organiseren van cafés;
   5. Het uitwisselen van informatie over de Wet openbaarheid van bestuur;
   6. Het onderhouden van de website van de vereniging;
   7. Ad hoc taken.
3. Werkgroepen doen een voorstel aan het Bestuur over wat ze gaan doen en hoe, en hoeveel geld
   ze daarvoor nodig denken te hebben. Het Bestuur stelt op basis hiervan een opdracht en een begroting vast.
4. Werkgroepen bepalen zelf hun interne taakverdeling, vergaderfrequentie en werkwijze. Indien
   mogelijk wordt de werkwijze, voor zover die praktische zaken betreft, afgestemd met het bureau van de vereniging.

Artikel 12.

1. Vrijwilligers, zoals de leden van Bestuur, commissies en werkgroepen, worden voor hun werkzaamheden niet betaald.
2. Vrijwilligers kunnen wel de kosten declareren die zij moeten maken voor de vereniging, dit ter
   beoordeling van het Bestuur.
3. De desbetreffende kosten dienen via het daardoor beschikbaar gestelde declaratieformulier voor vergoeding te worden ingediend, uiterlijk drie maanden nadat de kosten zijn gemaakt, behalve
   aan het eind van het jaar, dan moeten de declaraties uiterlijk zijn ingediend in januari van het volgende jaar.

Artikel 13.

1. Opdrachten van de vereniging op het gebied van journalistiek, zoals schrijven, redactiewerk of het geven van trainingen en presentaties, zullen eerst bekend worden gemaakt op de website van de vereniging en eventueel via een e-mail aan de leden. Indien na een duidelijk gecommuniceerde
   termijn geen geschikte potentiële opdrachtnemers zich hebben gemeld bij het bureau, wordt de
   opdracht buiten de kring van de leden gegund.
2. De bepalingen in het voorgaande lid zijn niet van toepassing op niet-journalistieke opdrachten, zoals administratie, organisatie, techniek of catering.

Artikel 14.

1. Indien de vereniging door derden wordt benaderd met het verzoek een opdracht, zoals een
   training of het schrijven van een tekst, binnen de kring van de leden bekend te maken, zal de
   vereniging ervoor zorgdragen dat alle leden gelijktijdig van de mogelijkheid tot inschrijving op
   deze opdracht op de hoogte worden gebracht.
2. Publicatie op de website van de vereniging of opname in de elektronisch verzonden nieuwsbrief
   van de vereniging wordt geacht te voldoen aan de voorwaarden omschreven in het voorgaande
   lid.
3. Vereniging en bestuur zullen zich verder op geen enkele wijze bemoeien met de gunning van de
   opdracht.

Artikel 15.

1. Het Bestuur voert een actief beleid gericht op extra inkomsten, zoals van donateurs en
   sponsoren.
2. Donateurs zijn natuurlijke personen die hebben aangegeven de vereniging financieel te willen
   ondersteunen. Die ondersteuning kan periodiek zijn of eenmalig. Donateurs kunnen zich spontaan
   melden via de website van de vereniging. Het Bestuur kan ook personen benaderen of doen benaderen met het verzoek om donateur te worden.
3. Sponsoren zijn rechtspersonen die financieel of materieel bijdragen aan de vereniging in het
   algemeen of aan bepaalde verenigingsactiviteiten in het bijzonder, en die in ruil daarvoor
   bepaalde tegenprestaties krijgen, die in het algemeen in de sfeer van exposure en erkenning liggen.
4. Donoren zijn rechtspersonen die financieel of materieel bijdragen aan de vereniging in het
   algemeen of aan bepaalde verenigingsactiviteiten in het bijzonder, zonder dat er sprake is van
   een tegenprestatie.
5. Als donateur, sponsor of donor worden niet toegelaten (rechts)personen van wie het Bestuur niet
   ten volle overtuigd kan worden dat hun bedoelingen, opvattingen of handelen in lijn zijn met de
   in artikel 2 van de statuten genoemde doelstelling en doelstellingsactiviteiten. Indien het Bestuur
   om deze reden een bijdrage van een donateur, sponsor of donor weigert, dan rapporteert het
   hierover aan de eerstvolgende Algemene Vergadering.
6. De relatie met een donateur, sponsor of donor mag op geen enkele wijze de onafhankelijkheid
   van de vereniging aantasten.

Artikel 16.

1. De vereniging kan participeren in internationale samenwerkingsverbanden met min of meer
   gelijkgezinde zusterorganisaties.
2. Indien een dergelijke participatie een formeel karakter heeft, bijvoorbeeld omdat een contributie
   moet worden betaald of andere verplichtingen worden aangegaan, dan vergt de participatie
   goedkeuring van de Algemene Vergadering.
3. De vereniging kan personen afvaardigen die namens de vereniging een formele rol vervullen in
   een samenwerkingsverband, bijvoorbeeld een bestuurslidmaatschap.
4. Afvaardiging als bedoeld in het vorige lid geschiedt door het Bestuur. Het Bestuur meldt dit in de eerstvolgende Algemene Vergadering.

Artikel 17.

1. Het Bestuur stelt jaarlijks een bestuursverslag op. Hierin legt het verantwoording af over beleid en
   activiteiten in het afgelopen verenigingsjaar.
2. Het bestuursverslag bevat in elk geval:
   1. Naam en functie van elk bestuurslid;
   2. Schema van aftreden van bestuursleden;
   3. Naam en functie van alle bureaumedewerkers;
   4. Naam en functie van alle leden van commissies;
   5. Naam en functie van alle leden van werkgroepen;
   6. Naam en functie van alle leden van de Raad van Advies;
   7. Naam en contactgegevens (e-mailadres en mobiel telefoonnummer) van de Ombudsman;
   8. Naam en functie van functionarissen als bedoeld in artikel 16 derde lid;
   9. Het aantal leden van de vereniging op 1 januari en 31 december van het afgelopen
      verenigingsjaar, onderscheiden naar categorieën;
   10. Een overzicht van alle evenementen die de vereniging het afgelopen verenigingsjaar heeft
       georganiseerd;
   11. Per evenement een overzicht van het aantal deelnemers, waar van toepassing onderscheiden
       in categorieën;
   12. Een overzicht van alle boekwerken die de vereniging het afgelopen verenigingsjaar heeft
       gepubliceerd;
   13. Een beknopt verslag van elke werkgroep;
   14. Een overzicht van alle sponsoren en donoren.
3. Daarnaast blikt het Bestuur in het bestuursverslag terug op eerder geformuleerde
   beleidsvoornemens.
4. Het bestuursverslag dat het Bestuur voorlegt ter vaststelling aan de Algemene Vergadering, is een van de onderdelen van een na de Algemene Vergadering te publiceren publiek jaarverslag. In dit publieke document kan ook informatie uit de verslagen van commissies en van de Ombudsman
   worden opgenomen, alsmede uit adviezen van de Raad van Advies en uit de jaarrekening.

Artikel 18.

1. Het Bestuur stelt jaarlijks een jaarrekening op, daarin eventueel bijgestaan door een boekhouder
   of administrateur en door medewerkers van het bureau.
2. De jaarrekening omvat in elk geval:
   1. Een balans per 31 december van het boekjaar en van het voorgaande boekjaar;
   2. Een toelichting op de balans;
   3. Een staat van baten en lasten over het boekjaar;
   4. Een toelichting op de staat van baten en lasten;
   5. Een berekening van het financieel resultaat.
3. Toelichtingen als bedoeld in het voorgaande lid worden geacht zo te zijn geschreven dat ze ook voor leden zonder bijzondere financiële deskundigheid zijn te begrijpen.
4. Zo lang de vereniging ANBI-status heeft, moet de jaarrekening na vaststelling door de Algemene Vergadering binnen zes maanden na afloop van het boekjaar, dus voor 1 juli, worden gepubliceerd op de website.

Artikel 19.

1. Wijziging van het huishoudelijk reglement kan slechts plaatsvinden door de Algemene
   Vergadering, die daartoe is opgeroepen met de mededeling dat een wijziging van het
   huishoudelijk reglement zal worden voorgesteld, onder gelijktijdige meezending van het
   desbetreffende voorstel.
2. De wijziging gaat in onmiddellijk na sluiting van de vergadering als bedoeld in het vorige lid en wordt bekendgemaakt via de website van de vereniging.